Raportarea SAF-T (Standard Audit File for Tax) a fost introdusă la inițiativa OCDE (Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică) ca o metodă standardizată de colectare a datelor financiar-contabile.

Este unul dintre cele mai complexe formate de raportare, deoarece include toate informațiile contabile, financiare și fiscale legate de tranzacțiile firmelor.

Acest fișier conține date fiscale în format electronic, pe care autoritățile le pot analiza periodic pentru a verifica respectarea cerințelor fiscale.

Obligația depunerii D406 revine tuturor persoanelor juridice române care au obligația de a-și ține contabilitatea în partidă dublă (SRL și SA).

SAF-T este un fișier electronic în format XML, generat automat din programele de contabilitate, care conține date structurate într-un format standardizat.

Schema SAF-T implementată de ANAF în România include cinci componente esențiale: registrul, jurnalul, creanțele, datoriile, mijloacele fixe și stocurile.

Implementarea acestui sistem implică colectarea, înregistrarea, analizarea, sintetizarea și transmiterea unui volum mare de informații contabile și fiscale către autorități, într-un format standardizat, dar complex.

Pentru a asigura corectitudinea acestor fișiere, este necesar un proces de pregătire care verifică acuratețea și integritatea datelor ce urmează a fi transmise.

ANAF a definit o listă detaliată de elemente de date care trebuie incluse în fișierul SAF-T, acestea variind în funcție de tipul entității și de specificul activității desfășurate. Familiarizarea cu aceste elemente înseamnă:

- Identificarea elementelor obligatorii: unele informații sunt necesare pentru toate companiile (ex. datele de identificare), în timp ce altele se aplică doar în anumite contexte.

- Înțelegerea formatului și valorilor permise: fiecare element are un format prestabilit (text, cifre, dată etc.) și seturi de valori acceptate.

- Asigurarea acurateței și completitudinii: antreprenorul, împreună cu contabilul său, trebuie să verifice că toate datele din fișierul SAF-T sunt corecte, complete și actualizate.

Orice greșeală sau lipsă poate duce la respingerea fișierului de către ANAF.

Obligația de depunere a SAF-T prin Declarația D406 revine mai multor categorii de contribuabili. Printre cele mai frecvente entități juridice se numără:

- societățile cu răspundere limitată (SRL)

- societățile pe acțiuni (SA)

- societățile în comandită pe acțiuni (SCA)

- societățile în comandită simplă (SCS)

- societățile în nume colectiv (SNC).

PFA-urile nu au obligația de depunere a SAF-T prin intermediul Declaraţiei D406.

Pe lângă PFA-uri mai sunt și multe alte entități, cum ar fi:

- întreprinderile individuale (II)

- întreprinderile familiale (IF)

- persoanele fizice care desfăşoară activităţi cu scop lucrativ (PFL)

- asociaţiile familiale (ASF)

- societăţile profesionale de avocaţi cu răspundere limitată (SPAR) şi cabinetele

- individuale de avocat

- societăţile profesionale notariale şi birourile individuale notariale

- cabinetele medicale individuale (CMI).

- Facturi de vânzare

- Facturi de achiziție

- Plăți

- Mișcări de bunuri

- Tranzacții cu active

- Diverse nomenclatoare cum ar fi: nomenclatoare pentru categoriile de taxe și codurile de taxe, nomenclatoare pentru codificarea tipurilor de mișcări de stocuri, nomenclatorul de codificări mișcări de active, nomenclatoare pentru Țări, Județe, Valute, IBAN, etc.

Fișierul SAF-T trebuie să includă următoarele informații esențiale:

- Înregistrări contabile (Registrul Jurnal) detaliate la nivel de tranzacție, pe conturi contabile analitice, pentru toate articolele contabile

- Conturi contabile (balanța de verificare), cu sold inițial și sold final pentru perioada de raportare

- Clienți: date de identificare, cont analitic, solduri inițiale și finale (debitor/creditor)

- Furnizori: date de identificare, cont analitic, solduri inițiale și finale (debitor/creditor)

- Tabele specifice: taxe, unități de măsură, tipuri de mișcări

- Produse și stocuri: la nivel de articol și gestiune, cu stocuri inițiale și finale (cantitativ și valoric), inclusiv detalii despre proprietarii stocurilor.

Fișierul SAF-T este un fișier XML (eXtensible Markup Language) care conține informații structurate despre tranzacțiile și datele contabile ale unei companii. Acesta are o structură clar definită, cu secțiuni și elemente specifice pentru fiecare tip de informație.

Structura fișierului include secțiuni precum „Master Files” (date despre companie, clienți, furnizori), „General Ledger Entries” (înregistrări contabile), „Source Documents” (facturi, chitanțe etc.), „Analytical Accounting” (date analitice) și altele.

Fiecare secțiune cuprinde elemente specifice, precum codul fiscal, denumirea companiei, detalii ale tranzacțiilor, sumele și conturile contabile. Unele elemente sunt obligatorii, în timp ce altele sunt opționale, în funcție de activitatea firmei.